Oft sind Unternehmen der Meinung, dass die Poolfahrzeug-Verwaltung mit Outlook oder Excel am schnellsten und einfachsten funktioniert. In Realität nimmt die Wartung eines Excel-Dokuments oder Outlook-Kalenders sehr viel Zeit in Anspruch und ist fehleranfällig. Ein gutes Beispiel dafür sind doppelte Buchungen die bei Anwendung eines digitalen Reservierungstools zur Fuhrparkverwaltung ausgeschlossen sind. Das carpanion Poolcar-Reservierungssystem sorgt dafür, dass bereits gebuchte Poolfahrzeuge in dem Reservierungstool nicht mehr zur Auswahl stehen.
Wie digitales Fuhrparkmanagement die Effizienz steigern kann?
Mit dem carpanion-Reservierungstool für Poolfahrzeuge können Mitarbeiter über Smartphone, Desktop oder Tablett schnell und einfach Buchungen erstellen. Die Fuhrparkleitung kann eine Priorisierung von Fahrzeugen konfigurieren, um Poolfahrzeuge mit niedriger Kilometerlaufleistung oder E-Fahrzeuge zu bevorzugen. Das Fuhrparkmanagement sieht alle aktuellen und zukünftigen Buchungen im Buchungskalender die bearbeitet, verlängert oder storniert werden können.
Welche Erweiterungen bietet das Poolcar-Reservierungssystem von carpanion?
Die carpanion Carsharing-Software ist sehr flexibel in der Anwendung und ist auch ohne GPS Ortungsgerät einsatzbereit. In Kombination mit einem GPS Telematik-Gerät schreibt das carpanion Poolcar-Reservierungssystem aber auch vollautomatisch ein digitales Fahrtenbuch mit. Das zeitaufwändige Führen eines (Papier-)Fahrtenbuchs fällt weg und carpanion-Nutzer können über Smartphone-App ihre Fahrten kontrollieren, kommentieren und den Privatstatus ändern. Das carpanion Poolcar-Reservierungssystem kann auch mit intelligenten Schlüsselschränken kombiniert werden, die eine automatisierte digitale Schlüsselverwaltung ermöglichen.
Wieso Outlook-Kalender und Excel-Listen nicht mithalten können?
Die Office-Lösungen mit Outlook-Kalender oder Excel-Tabellen erfüllen einen geringen Anteil der Aufgaben bei den Verwaltungsprozessen im Fuhrpark. Die Reservierung eines Poolfahrzeugs bedeutet weitaus mehr als einfach einen gewissen Zeitraum zu buchen. Mit der Outlook oder Excel Lösung werden mögliche Änderungen bei Buchungen, Fahrtenbuch, Führerscheinkontrolle und Schlüsselverwaltung nicht abgedeckt.
Die 3 wichtigsten Vorteile des carpanion Poolcar-Reservierungssystems
1. Poolcar-Reservierungstool
Die benutzerfreundliche Software des Poolcar-Reservierungstools von carpanion erleichtert den Buchungsprozess für Mitarbeiter und Fuhrparkmanagement. Darüber hinaus ist das Fuhrparkmanagement in der Lage zu konfigurieren welche Fahrzeuge zuerst verwendet werden sollen. Auf diese Weise wird die Auslastung im Fuhrpark optimiert und für eine effiziente Fuhrparkverwaltung gesorgt.
2. Digitales Fahrtenbuch
Das Carpanion Poolcar-Reservierungstool ist bei Bedarf mit einem digitalen Fahrtenbuch kombinierbar und ermöglicht eine Fahrererkennung und Fahreranmeldung. Mit integriertem Datenschutzschalter können Fahrer gewerbliche Firmenfahrten und Privatfahrten direkt im Fahrzeug trennen. Ein elektronisches Fahrtenbuch digitalisiert die Abrechnungen von Privatkilometern bei Poolfahrzeugen wodurch der Prozess vereinfacht und beschleunigt wird. Die Automatisierung verringert den Zeitaufwand und die Einträge im Fahrtenbuch sind dank GPS-Ortung viel genauer.
3. Intelligente Schlüsselverwaltung
Eine innovative Lösung für digitales Schlüsselmanagement sind digitale Schlüsselkästen, die mit dem carpanion Poolcar-Reservierungssystem kombinierbar sind. Automatisierte Schlüsselverwaltung ist der nächste Schritt zur Digitalisierung des Fuhrparks und gewährleistet eine sichere Verwahrung von Firmeneigentum. Die Mitarbeiter können mit Personalkarte oder PIN-Eingabe auf den Schlüsselkasten zugreifen und nur den gebuchten Schlüssel entnehmen.
